Denpasar (Metrobali.com)-

Sebelum memilih souvenir seminar, penting untuk menyesuaikan souvenir seminar dengan kebutuhan peserta seminar. Jadi, tidak hanya asal memberi barang yang memiliki fungsi tertentu saja, namun memastikan juga bahwa souvenir seminar akan digunakan.

Karena tujuan utama dari pemberian souvenir seminar bukan hanya sekedar memberi hadiah pada peserta. Namun, sekaligus sebagai proses branding pada masyarakat yang lebih luas melalui penggunaan souvenir tersebut.

Karena itu, souvenir yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan peserta. Berikut adalah tips agar bisa mendapatkan souvenir seminar yang tepat:

1. Pelajari Konsep dan Tema Acara Lebih Dulu

Menyesuaikan souvenir seminar dengan kebutuhan peserta seminar harus diawali dengan memahami acara seminar itu sendiri. Sebelum memahami peserta seminar, tentu saja para penyelenggara harus memahami mengenai acara yang diselenggarakan.

Konsep dan tema apa yang diusung pada acara seminar itu. Misalnya, jika seminar bertema kegiatan go green dan pengurangan sampah plastik. Maka, sesuaikan konsep souvenirnya untuk membantu peserta menjaga keberlangsungan lingkungan.

Jika souvenir dan tema acara seminar sesuai dan berhubungan, hal ini akan membuat peserta lebih mudah mengenang dan mengingat perusahaan dan acara seminar. Acara seminar pun tidak hanya menjadi tempat menambah ilmu namun semakin berkesan.

2. Perkirakan Siapa Saja yang Akan Datang Ke Seminar

Setelah memahami konsep dan tema acara, berikutnya perkirakan siapa saja dan orang seperti apa yang akan datang ke acara seminar. Biasanya dalam perancangan acara seminar sudah ditentukan target audience dari acara ini.

Misalnya saja, target audience adalah anak muda yang sedang kuliah, mungkin juga anak SMA di tingkat akhir dan sebagainya. Setiap kelompok audience memiliki selera dan kebutuhan berbeda-beda yang penting dipertimbangkan saat membuat souvenir.

Jangan sampai penyelenggara memberikan souvenir yang tidak dibutuhkan oleh peserta seminar. Sudah pasti, souvenir tidak akan digunakan karena dianggap item yang kurang fungsional.

3. Tentukan Item Apa yang Paling Dibutuhkan Oleh Sasaran Seminar

Seperti yang disebutkan sebelumnya, jangan memberikan souvenir yang tidak dibutuhkan. Karena itu, penyelenggara harus mencari tahu lebih dahulu barang apa yang dibutuhkan oleh peserta sasaran seminar.

Misalnya saja, untuk target audience anak kuliahan maka item seperti tote bag, tas serut, atau pulpen yang bisa digantung menjadi pilihan yang menarik. Karena, anak kuliahan sekarang lebih suka menggunakan tote bag daripada ransel biasa.

Sedangkan, jika target audiencenya adalah anak SMA, maka lebih baik membuat souvenir berupa notebook, pulpen, dan alat tulis lain. Karena, anak SMA sangat sering menggunakan peralatan menulis.

4. Sesuaikan Desain dengan Selera Peserta Seminar

Pastikan juga desain yang dipilih untuk souvenir seminar sudah sesuai dengan selera peserta seminar. Jika target audiencenya adalah anak muda, desain kekinian yang modern dan memiliki konsep unik sangat cocok untuk diterapkan.

Berbeda jika targetnya adalah bapak-bapak atau ibu-ibu di atas 40 tahunan. Desain modern dan kreatif kurang menarik bagi kelompok audience ini. Biasanya, kelompok usia ini lebih memilih barang dengan desain lebih sederhana dan tidak mencolok.

Misalnya saja souvenir yang dipilih adalah tote bag, buat spesifikasi tote bag kuat dan penuh warna untuk anak muda. Sedangkan untuk orang tua, polos atau motif sederhana saja dengan bahan yang ringan.

5. Sesuaikan Pemilihan Item dengan Budget Produksi

Menyesuaikan souvenir seminar dengan kebutuhan peserta selanjutnya adalah dengan menyesuaikan budget dengan pemilihan item souvenir. Sayang sekali bukan riset dan informasi yang sudah didapatkan untuk menentukan item souvenir.

Namun, ternyata pihak penyelenggara tidak punya dana untuk mewujudkannya. Karena itu, sebelum menentukan souvenir apa yang ingin diberikan pada saat seminar. Perlu dipikirkan mengenai budget produksi khusus untuk souvenirnya terlebih dahulu.

Jangan terlalu memaksa untuk membuat souvenir yang mahal. Bisa memilih harga yang menengah saja, asal barangnya banyak disukai. Selain itu, paling penting adalah kualitas dari souvenir sudah cukup baik.

Tips menyesuaikan souvenir seminar dengan kebutuhan peserta seminar di atas bisa dilakukan. Dengan berbagai pertimbangan, maka penyelenggara bisa menemukan souvenir yang tepat. Tidak hanya fungsional, namun memiliki nilai branding yang kuat.